Berkas yang Menggunung dan Digerogoti Rayap, Mau Diapakan?

Kertas-kertas itu sudah usang dan lapuk. Di sana-sini digerogoti rayap. Sebagian dibiarkan bertebaran. Sebagian lainnya dimasukkan karung. Masyarakat pencari keadilan bisa leluasa melihatnya. Sebab,  bukannya ditaruh di ruangan khusus, berkas-berkas itu dibiarkan menggunung dan berserakan di dekat ruang tunggu.

Kamis pekan lalu, Dirjen Badilag Wahyu Widiana berkesempatan melihat langsung pemandangan kurang sedap itu, ketika berkunjung ke PA Makassar.

“Ini berkas-berkas lama, Pak,” ujar Ketua PA Makassar Nahiruddin Malle.

Dilihat dari masa pembuatannya, berkas-berkas itu dibuat pada tahun 1980-an. Karena kapasitas ruang arsip terbatas, sedangkan berkas perkara kian bertambah, terpaksa berkas-berkas lama harus dikeluarkan.

Masalah penyimpanan dan perawatan berkas perkara bukan hanya muncul di PA Makassar. Tak sedikit pengadilan yang mengalami masalah serupa. PA Jakarta Selatan, misalnya. Sebelum pindah ke gedung baru, ruang arsip pengadilan kelas IA ini pernah beberapa kali disasar banjir. Akibatnya, sebagian berkas ditelan dan dirobek-robek air.

Mengacu kepada Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, sejatinya arsip yang berumur lebih dari 30 tahun dapat dimusnahkan. Namun, buat lembaga peradilan, upaya pemusnahan ini beresiko.

Berkas perkara, khususnya putusan, kerap dibutuhkan oleh berbagai pihak, tidak hanya pihak berperkara tapi juga pihak-pihak lain seperti mahasiswa dan peneliti.

Belum lagi, UU KIP dan SK KMA 1-144/2011 mengharuskan pengadilan menyiapkan informasi publik yang harus diberikan apabila ada yang meminta. Salah satu dokumen yang boleh diminta adalah salinan putusan.

“Bila dokumen itu tidak bisa diberikan oleh pengadilan, ada sanksinya,” ungkap Dirjen Badilag.

Karena itu, diperlukan upaya  kreatif untuk memecahkan masalah ini. Salah satu cara yang bisa ditempuh adalah mendigitalkan arsip.

Lima tahun silam, Tuada Uldilag MA Andi Syamsu Alam sudah pernah menyodorkan konsep arsip digital sebagai solusi menumpuknya berkas perkara di peradilan agama. Sebagaimana diberitakan hukumonline, Tuada  Uldilag menyodorkan konsep itu setelah mempertimbangkan keputusan MA dalam Rakernas 2006 di Batam.

Di antara keputusan penting Rakernas 2006 adalah dibolehkannya pengarsipan menggunakan teknologi. Artinya, arsip tak hanya berbentuk kertas dan tak mesti bersemayam di rak-rak. Arsip juga bisa berupa data elektronik.

Keputusan itu diambil pimpinan MA setelah melakukan studi banding ke California, Amerika Serikat. Tuada Uldilag mengungkapkan, pengadilan-pengadilan di California hanya menyediakan ruang yang sempit untuk menyimpan arsip.

“Ruangannya cuma tiga kali tiga meter, tapi arsip puluhan tahun tersimpan di situ,” ujarnya. Ternyata ribuan bundel berkas di sana telah di-soft copy-kan dan ditampung di beberapa microchip. Alhasil, arsip elektronik itu mudah disimpan dan mudah pula dicari sewaktu-waktu.

Ihtiar PTA Makassar

Khusus di wilayah PTA Makassar, pemanfaatan teknologi untuk menyimpan berkas perkara saat ini mulai dirintis.

“Untuk berkas-berkas lama, kami pilah-pilah mana yang bisa diselamatkan,” ujar Panitera/Sekretaris PTA Makassar Agus Zainal Mutaqien.

Setelah dipilah, berkas-berkas itu dibenahi. Cara yang ditempuh adalah memotokopi berkas-berkas yang masih terbaca. Cara lain adalah mengganti map. Dan, apabila ada berkas yang kerusakannya cukup parah, diupayakan agar berkas-berkas penting saja yang diamankan. “Contohnya putusan dan akta cerai,” beber Agus.

Selain itu, Agus menambahkan, pihaknya juga mendata berkas itu dalam bentuk matriks menggunakan program Excel. Di situ terinci nomor perkara, identitas para pihak, tanggal pendaftaran hingga putusan, dan lain-lain.

“Data itu kemudian kita taruh di website dan bisa diakses oleh masyarakat,” ungkapnya.

Dengan berbekal data itu, pengadilan dan masyarakat akan sangat dimudahkan. Data itu juga berguna untuk mengecek ada tidaknya berkas suatu perkara di ruang arsip. Jika ada berkas yang raib, akan mudah teridentifikasi.

Data itu juga sangat membantu jika ada masyarakat yang ingin melegalisir salinan putusan. Pejabat yang berwenang dapat melihat data dalam bentuk matriks itu untuk melakukan validasi.

Khusus untuk berkas perkara tahun 2011 dan 2012, kata Agus, yang diarsipkan bukan hanya hard copy tapi juga soft copy.

(hermansyah)